20.10.2023

L’archiviazione dei documenti è un’attività obbligatoria sia per le aziende che per le pubbliche amministrazioni. La legge impone infatti la conservazione di tutta la documentazione prodotta per un determinato periodo di tempo. Tuttavia, la scelta tra archiviazione digitale, cartacea o ibrida dipende dalla tipologia di documenti da gestire.

Gestione di un archivio cartaceo

L’archivio cartaceo è il metodo tradizionale di conservazione dei documenti. Per gestire correttamente un archivio cartaceo, sono necessari alcuni elementi chiave:

1. Sistemi di classificazione e registrazione: per archiviare i documenti in modo ordinato, è fondamentale utilizzare strumenti come un titolario di classificazione e un massimario di scarto.
2. Appositi contenitori: i documenti cartacei devono essere custoditi in contenitori che li proteggano da agenti esterni come l’aria, la luce e la polvere.
3. Spazi adeguati: i documenti e i relativi contenitori devono essere disposti in spazi ampi e sicuri.
4. Attività di gestione: è importante prevedere spazi dedicati alle attività di gestione e movimentazione dei documenti.
5. Personale specializzato: l’archivio cartaceo richiede personale con competenze specifiche per registrare, aggiornare l’inventario e gestire la movimentazione dei documenti.
6. Specifici software: per una corretta gestione dell’archivio cartaceo, è consigliabile utilizzare software professionali per la gestione documentale.

Gestione di un archivio digitale

L’archivio digitale offre numerosi vantaggi rispetto a quello cartaceo, ma richiede anch’esso una gestione adeguata. Ci sono diverse opzioni da considerare:

• Realizzazione di un archivio direttamente in digitale: in questo caso, è necessario individuare un sistema di classificazione, uno spazio digitale per l’archiviazione dei documenti e gli strumenti per la creazione e la gestione dei documenti digitali.
• Digitalizzazione documentale: se si desidera creare un archivio digitale a partire da documenti cartacei, è necessario pianificare il processo di digitalizzazione e, se necessario, ottenere una attestazione di conformità per le copie digitali.
• Conservazione digitale: per garantire l’integrità e la reperibilità dei documenti digitali, è consigliabile prevedere la conservazione digitale, anche se non obbligatoria per tutte le tipologie di documenti.

Gestione di un archivio ibrido

L’archivio ibrido rappresenta una soluzione di transizione tra l’archivio cartaceo e quello digitale. In questa fase di transizione, è comune gestire contemporaneamente documenti cartacei e digitali. Tuttavia, la gestione di un archivio ibrido presenta alcune sfide particolari:

1. Difficoltà nella coesistenza di documenti cartacei e digitali: la gestione di documenti con diverse nature richiede una pianificazione accurata.
2. Assenza di procedure condivise: l’assenza di procedure chiare sulla gestione documentale può portare a un archivio disorganizzato. È importante definire metodologie e ruoli per ottimizzare la gestione dell’archivio ibrido.
3. Inadeguatezza degli strumenti informatici: l’utilizzo di strumenti informatici adeguati è essenziale per garantire l’efficienza dei processi di archiviazione.
4. Difficoltà nella gestione delle copie cartacee e digitali: è fondamentale assicurare la conformità tra le copie e gli originali, utilizzando strumenti che attestino la conformità delle copie digitali agli originali cartacei.

Soluzioni per la gestione dell’archivio ibrido

Per affrontare le complessità dell’archivio ibrido, è possibile adottare diverse soluzioni:

1. Strumenti di gestione documentale: l’utilizzo di software specializzati per la gestione dei documenti correnti, l’archivio di deposito e la conservazione digitale può semplificare la gestione dell’archivio ibrido.
2. Sistema di classificazione univoco: un sistema di classificazione condiviso permette di organizzare i documenti sia dal punto di vista logico che fisico.
3. Soluzioni hardware e software: l’utilizzo di scanner, piattaforme di cattura dei dati e software per la gestione documentale può facilitare l’integrazione dei documenti cartacei nell’archivio digitale.
4. Manuali di gestione: la definizione di regole, procedure e responsabilità può contribuire a ottimizzare la gestione dell’archivio ibrido.
5. Architettura informatica: un’architettura informatica ben strutturata permette di gestire in modo efficiente i processi di archiviazione e conservazione dei documenti.

In conclusione, la scelta tra archiviazione digitale, cartacea o ibrida dipende dalle esigenze e dalla tipologia di documenti da gestire. È fondamentale affidarsi a professionisti con esperienza nel campo dell’archiviazione documentale per garantire una gestione corretta ed efficiente dell’archivio.