19.04.2023

L’avvento dell’era digitale ha portato molti benefici, ma anche alcuni problemi. Uno di questi problemi è l’eccessiva quantità di file digitali che accumuliamo, sia sul nostro computer personale che sul server dell’ufficio. Per questo motivo è importante utilizzare il decluttering dei file digitali di lavoro.

Questo accumulo di file può causare problemi di spazio di archiviazione, rallentamento del sistema e, soprattutto, difficoltà nella ricerca dei file importanti.

Il decluttering dei file digitali è quindi una pratica importante per mantenere la produttività e l’efficienza sul posto di lavoro. Quindi, andremo a vedere come fare il decluttering dei file digitali di lavoro.

Decluttering dei file digitali: l’analisi del disordine

Il primo passo per il decluttering dei file digitali è l’analisi del disordine dei file. Questo significa esaminare la quantità di file e la loro organizzazione sul nostro computer o server dell’ufficio. È importante fare un inventario di tutti i file e le cartelle per avere un’idea di ciò che si sta lavorando. In questo modo si potranno identificare i file che non sono più necessari, quelli duplicati e quelli che possono essere raggruppati insieme.

Un metodo utile per l’analisi del disordine dei file è l’utilizzo di software di gestione dei file. Esistono molti programmi di questo tipo che aiutano a organizzare e cercare i file digitali. Ad esempio, il software di gestione dei file “Everything” può essere utilizzato per cercare rapidamente i file e le cartelle sul computer. Inoltre, alcuni software di gestione dei file, come “DropIt”, possono essere utilizzati per automatizzare il processo di organizzazione dei file.

Identificare i file non necessari

Una volta che si è fatto l’inventario dei file e delle cartelle, il passo successivo è identificare i file non necessari. Ci sono molti file che vengono salvati sul nostro computer o server dell’ufficio che non sono più necessari, come vecchie bozze di documenti, immagini inutili o e-mail obsolete.

Questi file occupano spazio di archiviazione e possono causare confusione nella ricerca dei file importanti.

Una buona pratica per identificare i file non necessari è la regola dei 6 mesi. Ciò significa che se non si è utilizzato un file negli ultimi 6 mesi, probabilmente non è più necessario e può essere eliminato.

Tuttavia, è importante prestare attenzione ai file che possono essere necessari per ragioni legali o fiscali, come le dichiarazioni dei redditi. Ordiniamo quindi i file in ordine cronologico, e cerchiamo di capire quali sono quelli che non apriamo da tanto tempo. Dopo averli individuati, accertiamoci che non siano più utili da un po’ per poi provvedere alla cancellazione.

Eliminare i file non necessari

Una volta identificati i file non necessari, il passo successivo è eliminarli. Ovviamente, quando si è arrivati a questo punto, ci si è già accertati che il file in questione non è più utile per nessuna ragione. Tante persone conservano le copie scannerizzate dei propri documenti d’identità, ad esempio: quello è un tipo di file che può essere anche molto vecchio, ma che risulta sempre necessario.

Un metodo utile per eliminare i file non necessari è l’utilizzo di un software di pulizia del computer. Esistono molti programmi di questo tipo che possono eliminare i file temporanei, i file della cache e altri file inutili per liberare spazio di archiviazione. Alcuni di questi software includono CCleaner, Eraser, Secure Eraser e Disk Wipe.

Inoltre, è importante fare una distinzione tra la cancellazione dei file e la cancellazione delle cartelle. Quando si elimina una cartella, si eliminano anche tutti i file al suo interno. Tuttavia, è possibile che alcuni file presenti nella cartella siano ancora utili e necessari. In questo caso, è meglio procedere alla cancellazione dei file singolarmente, invece che eliminare l’intera cartella.

Infine, è possibile utilizzare servizi cloud come Dropbox, Google Drive o OneDrive per archiviare i file digitali. Questi servizi consentono di accedere ai file da qualsiasi dispositivo, senza occupare spazio di archiviazione locale. In questo modo, si evita di avere un’infinita quantità di file su tutti i dispositivi personali.

Il decluttering dei file digitali è un processo importante! È necessario pianificare una strategia efficace e seguire alcune linee guida per eliminare i file superflui, organizzare quelli rimanenti e mantenere l’ordine nel tempo. In questo modo, si risparmia tempo e si aumenta la produttività, senza perdere informazioni importanti o compromettere la sicurezza dei dati.

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