15.09.2023

I silent meeting, anche chiamati “riunioni silenziose”, stanno guadagnando sempre più popolarità come un nuovo approccio alle riunioni di lavoro.

Questo tipo di riunione si svolge principalmente in silenzio, ma nonostante ciò può risultare altamente efficace grazie al coinvolgimento attivo dei partecipanti, a una strategia mirata e a un utilizzo diverso del tempo. In questo articolo esploreremo cosa sono i silent meeting, come organizzarne uno e quali sono i loro vantaggi e svantaggi.

Cosa sono i Silent Meeting?

Un silent meeting è una forma di riunione in cui la maggior parte del tempo viene dedicata alla lettura silenziosa e individuale di un documento dettagliato, chiamato “read table”, precedentemente preparato dal responsabile della riunione. Durante questa fase di lettura, i partecipanti sono incoraggiati a prendere nota di eventuali commenti o domande che potrebbero avere. Alla fine della fase di lettura, viene avviata una discussione guidata da un facilitatore, che sintetizza i commenti lasciati dai partecipanti durante la fase di lettura.

A differenza delle tradizionali riunioni “one-to-many”, in cui il presentatore parla al pubblico e i partecipanti intervengono solo alla fine con domande o commenti, i silent meeting coinvolgono attivamente tutti i partecipanti sin dall’inizio. Questo approccio “many-to-many” permette ai partecipanti di influenzare la discussione finale attraverso la loro partecipazione attiva nella fase di lettura.

I Vantaggi dei Silent Meeting

I silent meeting offrono una serie di vantaggi rispetto alle riunioni tradizionali. In primo luogo, tutti i partecipanti hanno la possibilità di leggere il materiale su cui si basa la riunione, il che garantisce che tutti abbiano la stessa conoscenza e comprensione degli argomenti trattati. Questo evita la situazione in cui alcuni partecipanti potrebbero sentirsi esclusi o non informati durante la discussione.

Le riunioni silenziose favoriscono uno scambio più libero e aperto di idee. Poiché i commenti vengono scritti durante la fase di lettura, i partecipanti hanno la possibilità di esprimere i loro pensieri senza interruzioni o influenze esterne. Questo crea un ambiente in cui tutti si sentono liberi di condividere le proprie opinioni e contribuire attivamente alla discussione.

Un altro vantaggio dei silent meeting è che tendono ad essere più brevi rispetto alle riunioni tradizionali. Poiché la fase di lettura viene svolta individualmente, il tempo dedicato alla discussione può essere ridotto, consentendo di ottimizzare l’uso del tempo e di affrontare solo gli argomenti più rilevanti.

Infine, i silent meeting sono particolarmente adatti per favorire la partecipazione di coloro che lavorano da remoto. A differenza delle riunioni tradizionali che possono privilegiare i partecipanti in presenza, i silent meeting consentono a tutti i partecipanti di leggere il materiale e partecipare attivamente alla discussione, indipendentemente dalla loro posizione geografica.

Gli Svantaggi dei Silent Meeting

Nonostante i vantaggi dei silent meeting, ci sono anche degli svantaggi da considerare. Uno dei principali svantaggi è che i silent meeting potrebbero non essere adatti per tutte le situazioni. Ad esempio, se l’obiettivo della riunione è ispirare il team o condividere storie di successo, potrebbe essere necessario utilizzare un approccio più verbale e coinvolgente.

Inoltre, i silent meeting richiedono una buona preparazione e una chiara comunicazione in anticipo. È importante assicurarsi che tutti i partecipanti abbiano accesso al read table e siano consapevoli delle aspettative e delle tempistiche della riunione.

Infine, i silent meeting potrebbero non essere adatti per tutti i tipi di personalità. Alcune persone potrebbero preferire una discussione più interattiva e verbale, mentre altre potrebbero sentirsi più a proprio agio con la lettura e la scrittura individuale.

Come Organizzare un Silent Meeting

La buona organizzazione è fondamentale per la riuscita di un silent meeting. Ecco i quattro passi principali per organizzare un silent meeting efficace:

1. Preparare un Ordine del Giorno e Scegliere un Facilitatore

Prima di tutto, è importante stabilire gli obiettivi della riunione e pianificare l’ordine del giorno. L’ordine del giorno dovrebbe indicare chiaramente gli argomenti da discutere e stabilire una tempistica per ciascun punto. Ad esempio, se la riunione è prevista per durare 30 minuti, si può dedicare 20 minuti alla fase di lettura e 10 minuti alla discussione.

Inoltre, è necessario designare un facilitatore responsabile di guidare la discussione e sintetizzare i commenti dei partecipanti. Il facilitatore dovrebbe essere una persona in grado di gestire la discussione in modo equilibrato e garantire che tutti abbiano la possibilità di esprimere le loro opinioni.

2. Creare il Read Table

Il read table è il documento che verrà letto durante la fase di lettura del silent meeting. Questo documento dovrebbe fornire informazioni dettagliate sugli argomenti da discutere e avere una struttura chiara e organizzata. È importante che il read table sia accessibile a tutti i partecipanti in anticipo, in modo che possano leggerlo prima della riunione effettiva.

Il read table dovrebbe essere redatto in modo da facilitare la comprensione e la lettura rapida. È possibile utilizzare elenchi puntati, titoli e sottotitoli per organizzare le informazioni in modo chiaro e conciso. Inoltre, è consigliabile includere spazi vuoti o sezioni per i commenti dei partecipanti, in modo che possano prendere nota di eventuali domande o osservazioni durante la lettura.

3. Lettura del Read Table e Commenti dei Partecipanti

Durante la fase di lettura, ogni partecipante dovrebbe dedicarsi alla lettura individuale del read table. Durante questa fase, i partecipanti possono prendere nota di eventuali commenti, domande o osservazioni che potrebbero avere sul materiale.

È importante che i partecipanti leggano attentamente il read table e si prendano il tempo necessario per comprenderne appieno il contenuto. Dopo aver completato una prima lettura, i partecipanti dovrebbero tornare all’inizio del documento e leggere i commenti lasciati dagli altri partecipanti. Questo permette loro di avere una visione completa delle opinioni e delle osservazioni degli altri partecipanti.

Nel frattempo, il facilitatore avrà il compito di scansionare e raccogliere i commenti dei partecipanti. Il facilitatore dovrebbe identificare i commenti più rilevanti e taggare le persone più adatte a rispondere o approfondire determinati argomenti.

4. Discussione Verbale

La fase finale del silent meeting è la discussione verbale, in cui i partecipanti hanno la possibilità di condividere le loro opinioni e discutere degli argomenti trattati nel read table. Durante questa fase, il facilitatore guida la discussione, prendendo in considerazione i commenti raccolti durante la fase di lettura.

La discussione verbale dovrebbe essere strutturata in modo da consentire a tutti i partecipanti di partecipare attivamente e di esprimere le proprie opinioni. Il facilitatore dovrebbe gestire il tempo e assicurarsi che tutti abbiano l’opportunità di intervenire. È importante creare un ambiente aperto e rispettoso in cui tutti si sentano liberi di esprimere le proprie idee.

COnclusioni

In conclusione, i silent meeting sono un approccio interessante alle riunioni di lavoro che offre una serie di vantaggi rispetto ai metodi tradizionali. Organizzare un silent meeting richiede una buona pianificazione e una chiara comunicazione, ma può portare a una maggiore partecipazione, una discussione più libera e un uso più efficace del tempo. Tuttavia, è importante considerare anche gli svantaggi e valutare se questo approccio sia adatto per le esigenze specifiche della propria organizzazione.