20.09.2022

Ti sei mai trovata in information overload o meglio conosciuto come esubero di informazioni? Qui provo a spiegarti cosa è e come combatterlo!

Nel 2010 lo studio legale LexisNexis fece un sondaggio tra i suoi impiegati in tutto il mondo sulla produttività sul luogo di lavoro.Venne fuori un aspetto molto interessante, i dipendenti ritenevano che il 34/50% delle informazioni che ricevevano non erano necessarie al raggiungimento degli obiettivi lavorativi e che il flusso di comunicazione avesse un impatto negativo sulla propria performance.

Le conseguenze erano: dipendenti che non rispettavano le consegne, non completavano i documenti e avevano rapporti conflittuali con i colleghi. Si crea così un ambiente lavorativo poco piacevole oltre a creare danni all’azienda per cui si lavora se le consegne non vengono rispettate,

L’esubero di informazioni (information overload) è un aspetto a cui spesso non si pensa, ma che può essere un vero problema, prima di tutto, per il benessere dei dipendenti, e conseguentemente anche per l’azienda.

Ebbene cosa si può fare allora per evitare di generare (e ricevere) troppe informazioni non necessarie sul lavoro come nella vita privata? Ecco i miei consigli per evitare di arrivare in information overload o esubero di informazioni!

Sii responsabile solo cosi’ puoi evitare di andare in information overload

La prima cosa che puoi fare quando parli con qualcun altro è essere responsabile delle informazioni che possiedi. Ad esempio, potresti aver avuto accesso a informazioni personali che non devi comunicare ad altri. O ancora potresti sapere cose che potrebbero ferire qualcuno o, addirittura, se condivise, impattare negativamente sul raggiungimento dell’obiettivo.

In questo caso è bene fare molta attenzione alla privacy, se si tratta di azienda è importante non violarla dato che si potrebbe incorrere in denunce, ma attenzione anche alla privacy personale fra privati! Non violarla è un segno anzitutto di rispetto!

È utile condividere informazioni?

Dopodiché è importante chiedersi sempre se condividere una determinata informazione sia davvero utile a chi ci ascolta per i suoi fini o se, al contrario si tratta di un’informazione che non aggiunge nulla alla conversazione. Per rispondere a questa domanda bisogna chiedersi: “Qual è l’obiettivo di questa conversazione? Qual è l’obiettivo per cui stiamo lavorando?” Se non si è sicuri delle risposte a queste domande, meglio evitare di condividere informazioni non necessarie.

Usa l’instant messaging con parsimonia per evitare di andare in Overload

Le piattaforme di messaggistica istantanea sono sicuramente una tentazione, che spesso porta a trovarsi in information overload. Puoi scrivere più messaggi contemporaneamente e poi l’altra persona risponderà quando li vedrà. Eppure questa modalità (molto utile in alcune situazioni) non aiuta una comunicazione un pochino più ponderata e consapevole. Sarebbe importante chiedersi sempre se il contenuto del messaggio è urgente o meno e, a seconda della risposta, definire la modalità con cui comunicare.

In ufficio, per le emergenze potrebbe rivelarsi più immediata una telefonata, mentre per le comunicazioni di servizio potrebbe essere più utile inviare una mail a fine giornata, con un recap di tutte le questioni (oppure diverse mail, ma una per argomento indicando anzitutto l’oggetto della stessa, così che resti tutti bene organizzato anche nelle comunicazioni scritte).

Datti delle regole per evitare l’esubero di informazioni da gestire

Al fine di non perderti e non farti distrarre dalle email e dai messaggi, puoi decidere di disattivare tutte le notifiche e darti degli orari per controllare la casella di posta, Whatsapp, Slack, ecc.

In questo caso, ti consiglio però di comunicare a chi ti scrive, con un messaggio di risposta automatico, in che orari controlli i messaggi e come comportarsi in caso di emergenze.

Infine, per non perderti o far perdere informazioni importanti, è utile impostare un archivio digitale e/o cartaceo e delle modalità comuni per l’archiviazione, che tutti devono rispettare, impegnandosi a riporre i documenti al loro posto con costanza e in maniera corretta.

Tutte queste accortezze che ho consigliato partendo dal mondo del lavoro, si adattano perfettamente e ottengono lo stesso risultato quando parliamo di organizzazione personale e familiare.

Per cui non avere paura di implementare queste regole nella tua quotidianità e di parlarne anche con i tuoi familiari. Ti assicuro che, se attuate, modificano in maniera molto profonda il proprio modo di condividere le informazioni e (si spera) anche di chi ti sta intorno, con enorme beneficio di tutti. Se riesci a ottenere questo potrai avere anche un ottimo equilibrio vita lavoro.

Possiamo concludere dicendo ADDIO INFORMATION OVERLOAD!