25.03.2020

Se in questo periodo sei in smart working ma, nella tua vita prima del Coronavirus, eri abituato a lavorare in ufficio, magari all’interno di un team di persone, avrai sicuramente notato che oggi parlare con i tuoi colleghi può essere un po’ più complicato, ed è quindi necessario trovare dei mezzi per rendere la comunicazione più efficace.

Questo non dipende solo dalle distrazioni che possono venire dall’ambiente in cui lavori (figli, vicini, area di lavoro non adeguata).

Le app di messaggistica istantanea, per esempio, che sicuramente aiutano a mantenere un contatto costante con il team, sono anche una grossa fonte di distrazione. Allo stesso modo, anche l’uso delle mail deve essere normato per non produrre un eccessivo volume di posta da smaltire. Insomma, per uno smart working produttivo serve una comunicazione più efficace.

COME GESTIRE LE COMUNICAZIONI

• Una soluzione che può venire in tuo soccorso è quella di definire una linea di comportamento e comunicarla agli altri: decidi un mezzo di comunicazione unico con i tuoi colleghi o il tuo gruppo di lavoro e delle regole da rispettare (orari in cui scriversi e oggetto delle comunicazioni, per esempio).
• Se tutti i membri del team sono attrezzati e hanno a disposizione la tecnologia che lo permette, potete scegliere una app di lavoro condiviso (ce ne sono molte: da Asana a Trello, ad altre molto più tecniche in cui si possono tracciare i progressi dei vari progetti). Inoltre, molto spesso, queste app hanno al loro interno anche una sezione dedicata allo scambio di messaggi.

CONFERENCE CALL

Un altro grosso problema sono le cosiddette call, le riunioni, che al tempo del Coronavirus sono rigorosamente virtuali.

Probabilmente anche tu starai sperimentando come in smart working le riunioni a distanza non favoriscano una comunicazione efficace, e sembrino invece solo portare via una grossa fetta del già poco tempo che riesci a dedicare al lavoro in questi giorni.

Inoltre, fare una call da casa può essere molto più complicato di prima anche a causa del numero maggiore di interruzioni, della minor concentrazione, e della mancanza di strumenti, tutti effetti legati al nuovo assetto di lavoro (smart working).

COME GESTIRE LE RIUNIONI VIRTUALI

Se sei tu a dover organizzare la riunione, le indicazioni qui sotto ti saranno sicuramente d’aiuto. Al contrario se l’organizzatore non sei tu, puoi comunque provare a ottenere le informazioni che ti interessano, contattando il promotore della conference call.

Prima di tutto, nel rispetto dei partecipanti (e questo dovrebbe valere sempre, anche nella normalità), è necessario preparare la riunione. La fase di preparazione è ancora più importante della riunione stessa.

Gli elementi da definire per preparare una riunione:

• L’obiettivo: se non sai cosa vuoi ottenere perderai, e farai perdere agli altri, tempo prezioso.
• Una data e un orario compatibili con le disponibilità dei partecipanti
• La durata della riunione
• I partecipanti: è importante definire bene chi deve avere una parte attiva e chi, invece, potrà essere aggiornato in seguito con un riassunto di quanto si è detto
• Gli argomenti e il tempo a disposizione di ciascun relatore
• L’ordine di intervento
• Il mezzo attraverso cui riunirsi
• I materiali che serviranno durante la riunione

Lo step successivo è naturalmente quello di comunicare ai partecipanti queste informazioni, insieme alle regole da seguire per rendere il meeting più produttivo per tutti.

Se ti interessa approfondire l’argomento, o se vuoi dirmi cosa ne pensi, lascia un commento o scrivimi qui!