22.03.2020

Definire i confini e gestire le interruzioni per organizzare lo smart working al meglio

L’emergenza in cui attualmente ci troviamo ha portato con sé cambiamenti e situazioni nuove a cui adattarsi. Tra queste, il “lavoro agile” ha colto molti lavoratori impreparati. Come organizzarsi, quindi, quando si è in smart working?

Se qualche grande azienda si era già organizzata e permetteva ai suoi dipendenti di lavorare da casa in alcune circostanze, per le piccole-medie imprese tutto questo è un grosso cambiamento. Ma lo è anche per i chi era già abituato a lavorare da casa: in una situazione normale, infatti, non si troverebbe con figli e partner nella stessa abitazione durante l’orario d’ufficio (con tutte le conseguenze che questo comporta). Vediamo quindi insieme come organizzarsi quando si è in smart working.

Definire spazi e compiti

Importantissimo quindi, in queste circostanze, definire molto bene con il partner come dividere la giornata. È importante che gli adulti possano lavorare e gestire la casa in maniera equilibrata, e che i figli abbiano sempre una persona di riferimento incaricata di aiutarli a svolgere le loro attività.

Distrazioni: no grazie!

Una volta fatto questo primo ragionamento, è il momento di altre considerazioni:

• il tempo a disposizione non sarà lo stesso che normalmente hai quando sei in ufficio, in un ambiente organizzato per favorire la concentrazione e il lavoro (connessioni veloci, spazio per riunioni, strumenti di comunicazione ad hoc, ecc)
• ugualmente il livello di distrazione sarà superiore (figli che urlano e interrompono, gite al frigorifero, telefono che suona…)

Fondamentale, quindi, mettere in salvo quel “tesoretto” di ore che puoi dedicare al lavoro da altre più che probabili distrazioni.

Qualche consiglio

• Via il telefono. E se non lo puoi mettere via perché è uno strumento di lavoro, assicurati di farti un giro nelle impostazioni delle app in maniera da silenziarle quasi tutte ed evitare inutili interruzioni.
• Email. Se rappresentano per te una fonte di distrazione, puoi definire delle fasce orarie da dedicare alla gestione della casella, comunicandone gli orari anche ai tuoi partner e collaboratori. In questo modo sapranno quando aspettarsi le risposte ai loro messaggi.
• Rumori. Se i bambini urlano, il cane abbaia ed è appena iniziato l’ultimo flashmob musicale sui balconi, Noisli sarà il tuo più prezioso alleato in questo periodo. Questo sito web produce infatti suoni bianchi che puoi selezionare a seconda dell’umore o della finalità (produttività, relax, ecc).
• La tecnica del Pomodoro. Infine, se il problema riguarda una difficoltà di concentrazione “estesa”, magari dovuta ai pensieri legati alle cose da fare, o alle preoccupazioni, potresti provare la tecnica del pomodoro. Si tratta di una tecnica di concentrazione inventata da Francesco Cirillo negli anni ’80, che si basa su questi step:
  • imposta un timer su 25 minuti e immergiti totalmente in un’attività che devi completare
  • Superati i primi 25 minuti (un pomodoro) concediti 5 minuti di pausa
  • Ogni 4 “pomodori” ti puoi concedere 20 minuti di pausa (nelle pause il mio consiglio è di sgranchirsi le gambe, bersi un caffè o farsi un giretto – in casa naturalmente 🙂 – )

Se hai bisogno di altre dritte o consigli scrivimi o lasciami un commento qui sotto.

Domani parleremo di eliminazione del superfluo e space clearing, una disciplina che si può applicare agli spazi domestici ma anche all’ambiente lavorativo.

Ci vediamo domani!